Ley 21.327 comienza a regir el 1 de octubre, cambios que todo Dpto. de RRHH debe implementar

Texto y Fotografía: María Paz Pinochet (Abogada de Asuntos Laborales)

Con fecha 30 de abril de 2021, se publicó la Ley N° 21.327, que moderniza la Dirección del Trabajo (DT), e incorpora una serie de modificaciones al Código del Trabajo.

La ley entrará en vigencia el día 1° de octubre de 2021.

Lo central de ésta ley y los cambios nuevos son:

  • Modernizar la DT a través de la incorporación de nuevas tecnologías y digitalización de trámites;
  • Impulsar nuevas formas y criterios de fiscalización;
  • Regular la generación y publicación de los pronunciamientos de la DT;
  • Reforzar las instancias de mediación; y
  • Mejorar la regulación sobre contratación y remuneración de los funcionarios de la DT.

Sin perjuicio del plazo de vigencia ya señalado, hay algunas otras vigencias con plazos diferentes:

  • El registro para asesores de los mediadores establecido en el inc. 2° del art 379 deberá ser implementado dentro de los 120 días siguientes a la publicación de la ley. (Artículo segundo transitorio), es decir a mas tardar en agosto 2020.
  • La Unidad de Atención a la Micro, Pequeña y Mediana Empresa a que se refiere el artículo 15 deberá crearse en el plazo de 120 días contado desde la publicación en el Diario Oficial de la presente ley. (Artículo decimotercero transitorio), es decir a mas tardar en agosto 2020.
  • El reglamento que establecerá los datos, la documentación, la modalidad y procedimientos para implementar el registro electrónico que menciona el nuevo artículo 515, deberá publicarse dentro de los 90 días siguientes al 30 de abril de 2021. (Artículo decimoquinto transitorio), es decir a mas tardar en julio 2020.

La Ley incorpora las siguientes regulaciones y modificaciones al Código del Trabajo:

  • Obligación de registro del contrato de trabajo y del término de la relación laboral.
  • Se incorpora un nuevo artículo 9 bis que establece la obligación de registrar todos los contratos de trabajo y las terminaciones de contratos en el sitio de la Dirección del Trabajo.

Adicionalmente, por medio de un reglamento del Ministerio del Trabajo, que deberá ser implementado previo a la entrada en vigencia de la ley, se podrá requerir el registro en el sitio web referido, de cualquier otra información laboral o previsional necesaria para la fiscalización a las empresas. Hay que esperar este Reglamento y además que el portal de la DT esté actualizado para efectuar estos registros.

Nuevos contenidos del Contrato de Trabajo

Se agrega en el Artículo 10 del Código del Trabajo, que como mención mínima del Contrato de Trabajo debe contener el correo electrónico de ambas partes, y se reconoce expresamente la posibilidad de que el pago de las remuneraciones sea realizado mediante transferencia electrónica a la cuenta bancaria del trabajador. (se actualiza éste Artículo 54 del Código del Trabajo). Se recomienda desde ya incorporar el mail del trabajador(a) y de RRHH de la empresa en cada contrato.

Fiscalizaciones y sanciones

Nuevo Artículo 505-A del Código del Trabajo:

REGULA PROCEDIMIENTO DE FISCALIZACION EN TERMINOS GENERALES:

Este nuevo artículo establece los aspectos generales de la fiscalización, disponiendo cuales serán los principios rectores; … “el procedimiento de fiscalización del cumplimiento de la legislación laboral, previsional y de seguridad y salud en el trabajo deberá ajustarse, especialmente, a los principios de responsabilidad, gratuidad, eficiencia, eficacia, coordinación, impugnabilidad de los actos administrativos, control, probidad administrativa, transparencia y publicidad que rigen la actuación de los órganos de la Administración del Estado…”.

Por otro lado, se dispone que el jefe del servicio deberá dictar una resolución que regule los derechos y obligaciones de las partes que participan en este procedimiento de fiscalización.

Se modifica el artículo 506 del Código del Trabajo sobre multas administrativas genéricas, estableciéndose una diferencia entre las multas aplicables a las micro y pequeñas empresas: 1 a 5 UTM para la micro empresa y 1 a 10 UTM para la pequeña (hoy, para las micro y pequeña empresa, por igual se aplicaba de 1 a 10 UTM)

El Nuevo Artículo 506 quater del Código del Trabajo: CLASIFICACIÓN DE MULTAS: Esta nueva disposición establece la obligación para la dirección del trabajó de categorizar y clasificar las multas en leves, graves y gravísimas, para efectuar dicha clasificación se deberán utilizar determinados criterios de carácter objetivo como son:

  • La naturaleza de la infracción,
  • La afectación de derechos laborales,
  • El número de trabajadores afectados
  • La conducta del empleador.

Actuaciones y organización de la Dirección del Trabajo

Nuevo Artículo 514 del Código del Trabajo:

ESTABLECE MEDIOS ELECTRÓNICOS COMO FORMA GENERAL DE PROCEDER EN ACTUACIONES DE LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO

“Artículo 514.- La Dirección del Trabajo, para hacer efectivas sus competencias y facultades podrá acceder en forma electrónica a toda la documentación obligatoria laboral y de seguridad social de los empleadores y empresas que conste en su sitio electrónico.

La Dirección del Trabajo se deberá relacionar y comunicar legalmente, incluyendo las notificaciones, citaciones y comunicaciones, con los empleadores, trabajadores, organizaciones y directores sindicales y usuarios en general, mediante medios electrónicos y, en ese caso, todos los usuarios podrán realizar sus trámites, actuaciones, requerimientos y solicitudes, por los mismos medios electrónicos, cumpliendo las modalidades y procedimientos que establezca para tal efecto, mediante resolución.

La Dirección deberá disponer de un sistema electrónico para la tramitación y seguimiento de las denuncias, procesos de fiscalización, solicitudes de pronunciamiento y consultas que tengan los usuarios respecto de trámites o procesos en curso, de los cuales sean parte.

Todas las actuaciones que se realicen en forma electrónica de conformidad a este artículo producirán los mismos efectos legales que aquellas realizadas en forma presencial o documental.

Nuevo Artículo 515 del Código del Trabajo OBLIGACIÓN PARA EL EMPLEADOR DE REGISTRAR DIRECCIÓN DE CORREO EN SITIO DE LA DT, DISPONE QUE UN REGLAMENTO DEL MINISTERIO EL TRABAJO ESTABLECERÁ QUE DOCUMENTACIÓN LABORAL SE DEBERÁ MANTENER EN EL REGISTRO ELECTRÓNICO.

Artículo 515.- Todo empleador deberá mantener registrado en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo una dirección de correo electrónico, la cual se considerará vigente para todos los efectos legales, mientras no sea modificado en el mismo sitio.

Un reglamento del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, previo informe de la Dirección del Trabajo determinará los datos y la documentación, de aquellos a los que se refiere el artículo 31 del decreto con fuerza de ley Nº 2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que los empleadores deberán mantener obligatoriamente en el referido sitio. Incorporada dicha información en este registro electrónico laboral, los empleadores podrán centralizar tales documentos en un solo lugar, el que deberá ser informado previamente a la Dirección del Trabajo. El reglamento establecerá las modalidades y procedimientos mediante los cuales se implementará y mantendrá actualizado el mencionado registro.

La Dirección del Trabajo, previo requerimiento, deberá proporcionar a los tribunales de justicia la información contenida en el registro electrónico laboral, ante cualquier petición de Tribunales.

Nuevo Artículo 516 del Código del Trabajo:

ESTABLECE PROCESO PARA SOLICITAR ACTUACIONES POR MEDIOS NO ELECTRONICOS. Se podrá solicitar por:

  • Escrito, señalando un domicilio al cual deberá enviarse la carta certificada u cualquier otro medio solicitados.
  • Se deberá fundamentar la petición para que las actuaciones ante la dirección del trabajo no sean vía electrónica cuando:

1) Los empleadores, trabajadores, organizaciones, directores sindicales y usuarios en general que carezcan de medios electrónicos.

2) Cuando los usuarios no tengan acceso a medios electrónicos.

3) Cuando sólo actuaren excepcionalmente a través de medios electrónicos.

4) Cuando el interesado se apersone a recibir las comunicaciones en las oficinas de la Inspección del trabajo; en este caso se debe dejar constancia de ello en la plataforma electrónica o firmar el expediente, “…consignándose la fecha y hora de la comunicación en ambos casos. Si el interesado requiriere copia del acto o resolución que se le comunica o notifica, se le dará, sin más trámite, en el mismo momento, en el formato que se tramite el procedimiento o en que pueda obtenerse del portal electrónico de la Dirección del Trabajo…”

De la solicitud La dirección del trabajo deberá pronunciarse dentro de 3° día

Artículo 516.- No obstante lo señalado en los artículos 514 y 515, los empleadores, trabajadores, organizaciones, directores sindicales y usuarios en general que carezcan de medios electrónicos, no tengan acceso a ellos o sólo actuaren excepcionalmente a través de tales medios, podrán solicitar por escrito y de forma fundada, ante la Dirección del Trabajo, que la relación y comunicación con ésta se realice mediante forma diversa, debiendo ella pronunciarse dentro del tercer día, según lo establezca la resolución a la que se refiere el inciso segundo del artículo 514.

Las relaciones y comunicaciones se realizarán en la forma solicitada si fuere posible o mediante carta certificada dirigida al domicilio que debiere designar al presentar esta solicitud.

Asimismo, las comunicaciones podrán hacerse en la oficina de la Inspección del Trabajo, si el interesado se apersonare a recibirlas, dejándose constancia de ello en la plataforma electrónica o firmando en el expediente la debida recepción, según corresponda, consignándose la fecha y hora de la comunicación en ambos casos. Si el interesado requiriere copia del acto o resolución que se le comunica o notifica, se le dará, sin más trámite, en el mismo momento, en el formato que se tramite el procedimiento o en que pueda obtenerse del portal electrónico de la Dirección del Trabajo.

En consecuencia, respecto de las notificaciones, citaciones y comunicaciones legales que realice la DT, la Ley establece que el medio a utilizar será principalmente el correo electrónico.

Nuevo Artículo 508 del Código del Trabajo:

NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS:

Establece que todas las actuaciones que realice la Dirección del Trabajo serán vía electrónica, para dar cumplimento a esta modificación se exige que toda persona o entidad que se vincule con esta institución tiene la obligación de registrar un correo electrónico u otro medio digital que la ley defina, este registrado se considerara vigente mientras no se modifique en el portal en la DT.

Para estos efectos, cada empleador, trabajador, organización sindical, director sindical o cualquier otra persona o entidad que se relacione con la DT, deberá registrar un correo electrónico u otro medio digital definido por la ley en el sitio electrónico de la DT.

Fecha de la notificación: las notificaciones realizadas por estos medios se considerarán efectuadas al 3° día hábil siguiente contado desde la fecha de emisión del correo electrónico.

Otros medios de notificación: Personalmente o por carta certificada, cuando el usuario no tenga registrado en el portal de la Dirección del Trabajo un correo electrónico; en este caso se dirige la carta al domicilio registrado en el contrato y como hasta ahora se entenderá practicada la notificación al 6° día hábil desde la fecha de recepción por la oficina de correos.

En consecuencia, la DT deberá disponer de un sistema electrónico para la tramitación y seguimiento de las denuncias, procesos de fiscalización, solicitudes de pronunciamiento y consultas que tengan los usuarios. Es decir las comunicaciones y notificaciones entre la DT y sus usuarios se realizará preferentemente por correo electrónico, debiendo todo empleador mantener registrado en el sitio web de la DT una dirección de correo electrónico. Se recomienda fijar un correo de RRHH genérico y que su recepción no solo llegue a una persona.

Un reglamento del Ministerio del Trabajo y Previsión Social determinará los datos y la documentación que los empleadores deberán mantener obligatoriamente en el referido sitio electrónico de la DT, junto con las modalidades y procedimientos mediante los cuales se implementará y mantendrá actualizado el registro de tales datos y documentación. La Ley indica que luego de incorporada dicha información en este registro electrónico laboral, los empleadores podrán centralizar tales documentos en un solo lugar, el que deberá ser informado previamente a la DT. Se recomienda actualizar esta centralización de documentos, una vez que el portal de la DT ya se encuentre adecuado a ésta normativa.

Artículo 454 del Código del Trabajo: INFORME DE LA DIRECCION DEL TRABAJO: Se agrega dentro de las actuaciones dentro de la audiencia de juicio laboral la posibilidad que además de informes de peritos sea la Dirección del Trabajo la que emita informes que el tribunal puede requerir como necesarios para la resolución de la causa. La DT deberá proporcionar a los tribunales de justicia la información contenida en el registro electrónico laboral.

Artículo 505 del Código del Trabajo: CONSULTA PUBLICA: Se agregan incisos en este artículo en el que se le da la posibilidad a la Dirección del Trabajo para que someta a consulta publica las instrucciones, pronunciamientos y demás normas de carácter general que emita para cumplir con sus funciones fiscalizadoras, la finalidad de esta consulta pública es permitir que los participantes formulen opiniones y propuestas respecto de estas normas, dichas opiniones o propuestas se deberán emitir siempre vía electrónica y por supuesto no serán vinculantes.

Artículo 511 del Código del Trabajo: PLAZOS SON DE DIAS HABILES: Se establece que para solicitar la rebaja de multas en 50 %, el plazo de que dispone el empleador es de 15 días hábiles, siempre que haya corregido la infracción dentro de dicho plazo, este se cuenta desde la notificación de la multa.

Finalmente se deja en claro que todos los plazos establecidos en el titulo Final del Código el Trabajo relativo a la fiscalización, sanciones y la prescripción son de días Hábiles.

Reglas aplicables a los plazos: Art 25 ley N°19.880.

a) Son inhábiles los sábados, los domingos y los festivos.

b) Los plazos se computarán desde el día siguiente a aquél en que se notifique o publique el acto de que se trate.

c) Si en el mes de vencimiento no hubiere equivalente al día del mes en que comienza el cómputo, se entenderá que el plazo expira el último día de aquel mes.

d) Cuando el último día del plazo sea inhábil, éste se entenderá prorrogado al primer día hábil siguiente.

Finalmente, la Ley contempla la obligación de que el Director del Trabajo publique en el sitio electrónico de la DT, en el mes de enero de cada año, un compendio de los dictámenes, ordinarios, circulares y órdenes del Servicio emitidos durante el respectivo período.

Procesos de mediación y conciliación (En Capítulo de Neg.Colectiva)

Nuevo Artículo 377 bis del Código del Trabajo: NUEVO CONCEPTO DE MEDIACIÓN LABORAL.

Esta Ley define la mediación laboral como el “sistema de resolución de conflictos en el que un tercero imparcial llamado mediador, sin poder decisorio, colabora con las partes y les facilita la búsqueda, por sí mismas, de una solución al conflicto y sus efectos, mediante acuerdos».

La Ley establece que habrá mediación voluntaria cuando las partes de común acuerdo soliciten la designación de un mediador a la Dirección del Trabajo, o bien cuando el Servicio cite o convoque de oficio a las partes en el ejercicio de sus facultades. (Artículo 378 del Código del Trabajo)

Artículo 379 del Código del Trabajo: ASESOR DEL MEDIADOR: Se incorpora un inciso segundo al art. En el que se crea la figura el asesor del mediador, este asesor deberá ser autorizado por el director del trabajo y escogido por las partes de común acuerdo y a falta de este lo designara el mismo director de trabajo, de entre los inscritos en la nómina que deberá llevar la Dirección del Trabajo.

Dicho asesor solo funcionara en casos calificados y siempre con acuerdo de las partes siendo costeado además por el mismo servicio.

Revocación de la declaración de único empleador

Incorpora un nuevo inciso al Artículo 507 del Código del Trabajo: con el cual se permite la solicitud de el termino de la declaración de único empleador o multirut, como se le denomina más comúnmente, siempre y cuando:

a) Hayan pasado a lo menos 2 años desde que la sentencia respectiva quedo firme y las situaciones que motivaron la declaración hayan cambiado sustancialmente.

b) La solicitud puede ser anterior a los 2 años, si ésta se basa en el hecho de que una de las empresas comprendidas en la declaración ha cambiado de dueño y no existe entre ellas un controlador común.

Notificación de la solicitud

A las Partes del juicio siempre que mantenga relación laboral vigente.

A las Organizaciones sindicales existentes y vigentes en las empresas comprendidas en la declaración.

Oposición a la solicitud: Los sindicatos podrán hacerse parte en este proceso y oponerse a él, dentro del plazo de 15 días

a) Si hay oposición: El juez citará a las partes a una audiencia única de conciliación, contestación y prueba, la que deberá celebrarse dentro de los 15 días siguientes al vencimiento del plazo para oponerse y hacerse parte, y se sustanciará de acuerdo a las reglas del procedimiento monitorio. Si el tribunal acoge la solicitud, deberá señalar en su sentencia las medidas concretas dirigidas a materializar dicha situación.

b) Si No hay oposición: el juez resolverá con los antecedentes aportados por el solicitante. Si el tribunal acoge la solicitud, deberá señalar en su sentencia las medidas concretas dirigidas a materializar dicha situación.

Apoyo a las MIPYMES

Articulo 15 ley N°21.327: Se crea la Unidad de Atención a la Micro, Pequeña y Mediana Empresa al interior del Departamento de Relaciones Laborales de la Dirección del Trabajo, cuya función será gestionar de manera especializada las necesidades y requerimientos de la micro, pequeña y mediana empresa con el objeto de promover y facilitar el cumplimiento de la normativa laboral y de seguridad social.

  • Micro empresa es aquella que tuviere contratados de 1 a 9 trabajadores
  • Pequeña empresa aquella que tuviere contratados de 10 a 49 trabajadores
  • Mediana empresa aquella que tuviere contratados de 50 a 199 trabajadores
  • Gran empresa aquella que tuviere contratados 200 trabajadores o más.

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